Правила ведения реестра правил и рекомендаций по аккредитации ОР 103-01 (утв. Федеральным центром госсанэпиднадзора) (Москва, 2001 г.)

Официальный текст документа с изменения и дополнениями по состоянию на 25 сентября 2006 года

Предисловие

1. Настоящий документ относится к комплексу правил и рекомендаций по аккредитации органов по оценке риска.

2. Документ разработан Федеральным центром госсанэпиднадзора Минздрава России: Чибураев В.И.- руководитель разработки, Смирнов В.Н., Фокин М.В.

3. Документ разработан в целях обеспечения эффективной работы по регистрации, учету, хранению, публикации и обеспечению пользователей правилами и рекомендациями по аккредитации органов по оценке риска.

4. В настоящем документе реализованы положения документа ОР 101-99 "Система аккредитации органов по оценке риска. Регистрация и публикация правил и рекомендаций по аккредитации".

1. Область применения

В настоящем документе приведена информация о порядке и правилах ведения Реестра правил и рекомендаций по аккредитации органов по оценке риска, которые применяет Центральный орган по аккредитации.

Документ распространяется на правила и рекомендации по аккредитации, регистрация и публикация которых осуществляется в соответствии с документом ОР 101-99 "Система аккредитации органов по оценке риска. Регистрация и публикация правил и рекомендаций по аккредитации".

2. Общие положения

2.1. Реестр правил и рекомендаций по аккредитации (далее Реестр) - это документ централизованного учета официальных (утвержденных в установленном порядке) нормативных документов, устанавливающих правила и рекомендации по аккредитации органов по оценке риска. Реестр ведется в виде журнала и листов учета информации о документах с присвоением документам регистрационного номера по правилам, определенным в OP 101-99.

2.2. Реестр ведет Центральный орган по аккредитации органов по оценке риска - Федеральный центр госсанэпиднадзора Минздрава России.

2.3. Публикации в качестве официальных правил и рекомендаций по аккредитации органов по оценке риска подлежат только документы, зарегистрированные в Реестре. Без регистрационного номера, свидетельствующего о внесении документа в Реестр, правила и рекомендации по аккредитации считаются недействующими.

2.4. Объектами учета хранения в Реестре являются подлинные утвержденные правила и рекомендации по аккредитации органов по оценке риска на бумажном носителе и копия на электронном носителе информации (дискете размером 3,5).

2.5. Находящиеся в Реестре объекты учета и хранения выдаче из Реестра не подлежат. В необходимых случаях из Реестра могут быть выданы копии объектов по разрешению руководителя Центрального органа по аккредитации или его заместителя.

3. Порядок ведения Реестра

3.1. Для ведения Реестра в отделе научного обеспечения ФЦГСЭН Минздрава России выделяется специалист, который подчиняется в этом вопросе непосредственно заведующему отделом и руководителю Центрального органа по аккредитации органов по оценке риска (его заместителю).

3.2. Реестр ведут в виде журнала, форма которого приведена в приложении.

3.3. В Реестр включаются и регистрируются (присваивается регистрационный номер) только утвержденные документы.

3.4. Ведение Реестра включает выполнение следующих работ:

- контроль правильности оформления документов и подписи утверждающего лица (наличие документа об утверждении);

- контроль соответствия положений регистрируемого документа с положениями зарегистрированного комплекса документов,

- инициирование или подготовка предложений по внесению изменений в зарегистрированные документы, если этого требуют положения вновь утвержденного и регистрируемого документа;

- регистрация и внесение в Реестр документов и их электронных копий;

- регистрация изменений, вносимых в зарегистрированный документ;

- передача копий документа для публикации, размножения и рассылки зарегистрированных документов по заявкам;

- исключение из Реестра документов и их изменений;

- другие работы, необходимые для хранения и поддержания в рабочем состоянии документального фонда Реестра и их электронных копий.

3.5. При утверждении документа специалист Центрального органа по аккредитации органов по оценке риска, отвечающий за ведение Реестра, выполняет работы в соответствии с п.3.3 и, при положительном результате, вносит запись в журнал Реестра, готовит копию документа или организует его копирование для дальнейшего использования (последующего копирования рабочих копий для оперативного удовлетворения потребностей Центрального органа по аккредитации и центров по аккредитации органов по оценке риска, копирование электронной версии документа для всех применяемых в системе видов информирования и публикации, для выполнения указаний руководителя Центрального органа по аккредитации или его заместителя).

3.6. При выявлении несогласованностей с действующими документами Системы аккредитации органов по оценке риска ответственный за Реестр специалист докладывает об этом и своих предложениях руководителю Центрального органа или его заместителю. Дальнейшие решения принимаются руководителем Центрального органа по аккредитации органов по оценке риска или его заместителем.

3.7. При регистрации и внесении в Реестр изменений в действующие документы осуществляются работы аналогичные указанным в пп.3.5 и 3.6. Кроме того, осуществляется перенос изменений на электронный носитель текста основного документа.

3.8. К титульному листу текста измененного документа прикладывают лист с указанием "с изменением N ...". Текст изменения прикладывают к тексту документа.

По решению руководителя Центрального органа по аккредитации органов по оценке риска или его заместителя текст документа обновляется с внесением изменения. В этом случае к титульному листу хранящегося оригинала прикладывают лист с надписью "с изменением N ... от ...". При необходимости такая запись может быть помещена в документе в разделе "информационные данные". При регистрации и хранении изменений и измененных документов действуют по правилам настоящего документа.

3.9. При внесении изменений с переизданием (обновлением) текста предыдущая версия документа сохраняется. С целью исключения ее непреднамеренного использования на титульном листе делается штамп "Только для хранения". Хранение этой версии документа осуществляется в разделе Реестра, предназначенном для хранения отмененных (замененных) документов.

3.10. Хранение отмененных (замененных) документов осуществляется для информационных и юридических целей. Для этого в Реестре выделяется отдельный раздел "Хранение". На отмененных (замененных) документах на титульном листе должен стоять штамп "Только для хранения".

Главный врач Федерального
центра госсанэпиднадзора,
заместитель Главного
государственного санитарного
врача Российской Федерации,
руководитель Центрального
органа по аккредитации
Е.Н.Беляев

Приложение 1

Форма журнала Реестра

 
---------------T----------T-------------T-----------------T-------------¬
¦ Наименование ¦   Дата   ¦ Регистраци- ¦  Информация об  ¦ Примечания  ¦
¦  документа   ¦внесения в¦ онный номер ¦   изменениях,   ¦             ¦
¦              ¦  Реестр  ¦  документа  ¦ замене, отмене  ¦             ¦
+--------------+----------+-------------+-----------------+-------------+
¦      1       ¦    2     ¦      3      ¦        4        ¦      5      ¦
+--------------+----------+-------------+-----------------+-------------+
¦              ¦          ¦             ¦                 ¦             ¦
L--------------+----------+-------------+-----------------+--------------
 

Приложение 2

Форма листа
учета информации о документе

 
     Регистрационный номер и наименование документа:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
 
 1
 2     В пунктах 1,2, ... приводится информация о выдаче информации о
           документе, передаче копий, публикации, внесении изменений,
       замене, отмене, передаче на хранение (уничтожение).
 3
 4