Приказ Минсельхозпрода РФ от 30 декабря 1997 г. N 525 "О совершенствовании организации работы с обращениями граждан в Министерстве"

Официальный текст документа с изменения и дополнениями по состоянию на 25 сентября 2006 года

В целях совершенствования организации работы с обращениями граждан в центральном аппарате Министерства приказываю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.

2. Руководителям структурных подразделений:

установить строгую ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, решительно пресекать проявление бюрократизма и волокиты, устранять причины, порождающие нарушения прав граждан;

осуществлять действенный контроль за исполнением поручений по обращениям граждан в установленные сроки.

3. Признать утратившим силу приказ Минсельхоза России от 28 апреля 1993 г. N 123.

Заместитель Председателя Правительства
Российской Федерации - Министр
сельского хозяйства и продовольствия
Российской Федерации
В.Н.Хлыстун

Инструкция
о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве
сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации
(утв. приказом Минсельхозпрода РФ от 30 декабря 1997 г. N 525)

1. Основные положения

1.1. Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации обязано в пределах своих полномочий в соответствии с Конституцией Российской Федерации и действующим законодательством* рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

1.2. Руководители структурных подразделений Министерства и другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны:

внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений;

проверять работу по рассмотрению обращений граждан в подведомственных организациях, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

1.3. Структурные подразделения Министерства, в компетенцию которых не входит решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителя, а при личном приеме разъясняют, куда ему следует обратиться.

1.4. Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

1.5. Заявления и жалобы работников Центрального аппарата Министерства рассматриваются в присутствии заявителя.

1.6. Заместители Министра, руководители структурных подразделений несут личную ответственность за организацию приема граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб.

1.7. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, проявление волокиты и бюрократического отношения к ним, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений, жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством.

2. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан

2.1. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на Отдел административной работы Департамента административно-контрольной работы**.

Формирование и хранение дел в подразделениях центрального аппарата не разрешается.

2.2. Все поступающие в Министерство предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены и централизованно зарегистрированы в день их поступления. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.

Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления, жалобы, а также в других необходимых случаях.

2.3. Регистрационный номер предложения, заявления или жалобы проставляется в правом нижнем углу первого листа заявления.

2.4. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы.

2.5. На предложение, заявление, жалобу, получившие регистрационный номер, оформляется регистрационно-контрольная карточка, которая оформляется в четырех экземплярах. Первые две карточки остаются в Отделе, а две карточки с заявлением передаются в структурное подразделение на исполнение.

2.6. Учетно-справочная картотека составляется по республикам, краям и областям по фамилии заявителя в алфавитном порядке.

2.7. Если рассмотрение предложения, заявления, жалобы поручается одновременно нескольким структурным подразделениям, то ответственным за исполнение считается структурное подразделение, указанное первым.

2.8. Предложения, заявления и жалобы при необходимости передаются из одного структурного подразделения Министерства в другое по согласованию с руководителями этих подразделений, а оформление этой передачи осуществляется через Отдел.

2.9. Повторным считаются письма, поступившие от одного автора и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Повторным предложениям, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный номер. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно", а в графе "краткое содержание" указывается номер дела и страницы прилагаемой переписки по первому письму. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

2.10. При направлении обращений граждан организациям системы Министерства для решения ими вопроса по существу и ответа автору об этом указывается в сопроводительном письме и в копии заявителю.

2.11. Ответы на обращения граждан дает руководство Министерства или структурных подразделений в письменной или устной форме.

В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале приема по личным вопросам или контрольно-регистрационной карточке.

2.12. Ответы авторам заявлений направляются структурными подразделениями, которым было поручено рассмотрение. В ответе указываются номер структурного подразделения и обязательно номер, под которым заявление зарегистрировано в Отделе.

Ответы Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации о принятых мерах по обращению граждан оформляются и отправляются через канцелярию Департамента административно-контрольной работы Министерства.

После оформления и отправки ответа в Отдел сдаются все материалы по данному заявлению с приложением копии ответа.

2.13. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

2.14. Руководители или по их поручению другие должностные лица структурных подразделений должны анализировать и обобщать заявления для принятия мер по устранению причин, порождающих жалобы и нарушения прав граждан.

Отдел административной работы ежемесячно анализирует поступившие обращения граждан, результаты личного приема граждан в Министерстве и докладывает руководству Министерства.

2.15. Требования настоящей Инструкции не распространяются на рассмотрение заявлений и жалоб, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.

3. Контроль за своевременным и качественным исполнением
обращений граждан

3.1. Контроль за своевременным и правильным решением вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

3.2. Срок исполнения письма определяется в соответствии с действующим законодательством - 30 дней со дня поступления в Министерство или подразделение на рассмотрение.

В тех случаях, когда для разрешения предложения, заявления и жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены руководством Министерства, но не более чем на один месяц.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

3.3. Письма граждан, поступившие в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с требованием сообщить результаты рассмотрения, берутся Отделом на особый контроль.

3.4. Заявления граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения конкретного решения.

3.5. Для снятия с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан в Отдел представляется вся переписка по соответствующему письму или жалобе в день подписания ответа.

3.6. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан по поручениям Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации принимают заместители Министра, а по остальным - руководство Департамента административно-контрольной работы.

3.7. Контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в структурных подразделениях Министерства возлагается на Департамент административно-контрольной работы.

4. Формирование и хранение дел по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан

4.1. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения в Отдел со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром контрольно-регистрационной карточки для центрального формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел в структурных подразделениях не разрешается.

4.2. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

4.3. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на Отдел административной работы.

4.4. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан устанавливается до пяти лет.

4.5. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 5 лет) хранению, передаются в архив Министерства, а остальные выделяются к уничтожению в установленном порядке.

5. Организация личного приема граждан

5.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в Приемной Министерства руководством Министерства и структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком, а в течение всего рабочего дня - начальником Отдела административной работы.

5.2. При личном приеме граждан их письменные предложения, заявления и жалобы подлежат централизованной регистрации в установленном порядке.

5.3. На Отдел возлагается организация личного приема у Министра и его заместителей.

Учет предложений, жалоб и заявлений на личном приеме фиксируется в журнале установленной формы (приложение N 2).

Приложение N 1

Настоящая Инструкция составлена в соответствии с требованиями:

1. Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (в редакции Указа от 04.03.80).

2. Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88, которым устанавливается порядок работы с анонимными обращениями, то есть "Письменное обращение гражданина должно быть подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать данные о месте его жительства, работы или учебы. Обращения, не содержащие этих сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат".

3. "Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан" - постановление Госкомитета СССР по науке, Госкомитета СССР по стандартам, Главархива при СМ СССР от 30.11.81 N 463/162/298.

4. Рекомендации семинара-совещания работников, занимающихся организацией рассмотрения обращений граждан в Федеральных органах исполнительной власти (от 3 июля 1997 г. N ВЧ-П41-21129).

5. Сборник нормативных актов "Обращения граждан: организация и порядок рассмотрения" изд.3-е, дополненное М, Юридическая литература 1997 г.

Приложение N 2

Журнал
учета приема посетителей руководством
Министерства и структурных подразделений
за 199__ год

 
-----T------T--------T---------T----------T--------T---------T----------¬
¦    ¦ Дата ¦Фамилия,¦Адрес    ¦Краткое   ¦Указание¦Дата и   ¦Примечание¦
¦    ¦      ¦имя и   ¦местожи- ¦содержание¦руковод-¦результат¦          ¦
¦    ¦      ¦отчество¦тельства ¦просьбы   ¦ства    ¦разреше- ¦          ¦
¦    ¦      ¦посети- ¦или место¦          ¦        ¦ния про- ¦          ¦
¦    ¦      ¦теля    ¦работы   ¦          ¦        ¦сьбы     ¦          ¦
L----+------+--------+---------+----------+--------+---------+-----------
 

Начальник Департамента
административно-контрольной
работы
Б.В.Лякин

 
 
------------------------------

* Приложение N 1

** Далее в тексте употребляется термин "Отдел"