Приказ Роспатента от 29 декабря 1997 г. N 223 "О разъяснении по организации и осуществлению контроля исполнения"

Официальный текст документа с изменения и дополнениями по состоянию на 25 сентября 2006 года

Во исполнение пункта 1 Плана мероприятий по повышению эффективности и качества работ, связанных с принятием к рассмотрению заявок на выдачу охранных документов на объекты промышленной собственности, их экспертизой, а также - принятием и рассмотрением заявок на регистрацию программ для ЭВМ, баз данных, топологий интегральных микросхем, утвержденного приказом по Роспатенту от 31.07.97 N 102 приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.98 прилагаемое к настоящему приказу "Разъяснение по организации и осуществлению контроля исполнения" (далее - Разъяснение).

2. Руководителям подразделений Роспатента и подведомственных организаций, работникам, выполняющим обязанности секретарей Генерального директора Роспатента или его заместителей, руководствоваться в работе утвержденными настоящим приказом Разъяснением.

3. Руководителям подразделений Роспатента и подведомственных организаций обеспечить введение в действие приказами, распоряжениями или решениями коллегии Роспатента разрабатываемых ими планов и программ, касающихся деятельности Роспатента и подведомственных организаций.

4. Работникам, осуществляющим обязанности секретарей Генерального директора Роспатента и его заместителей, передавать в Общий отдел для регистрации служебные письма, служебные (докладные) записки, справки и другие документы, представленные Генеральному директору или его заместителям руководителями подразделений и подведомственных организаций Роспатента и содержащие резолюции Генерального директора Роспатента или его заместителей.

5. Общему отделу осуществлять регистрацию документов, указанных в пункте 4 настоящего приказа.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
А.Д.Корчагин

Приложение к приказу Роспатента от 29 декабря 1997 г. N 223

Разъяснение
по организации и осуществлению контроля исполнения

1. Настоящее Разъяснение по организации и осуществлению контроля исполнения (далее - Разъяснение) подготовлено в развитие отдельных положений "Инструкции по делопроизводству в Российском агентстве по патентам и товарным знакам", утвержденной приказом Роспатента от 30.10.97 N 169 (далее - Инструкция).

2. Предписания настоящего Разъяснения распространяются на документы с поручениями, зафиксированными в резолюциях Генерального директора Роспатента или его заместителей:

- на указах и распоряжениях Президента Российской Федерации;

- на Постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;

- на поручениях Президента и Правительства Российской Федерации;

- на депутатских запросах;

- на нормативных актах Российской Федерации;

- на письмах иных органов или организаций;

- на обращениях граждан и/или юридических лиц;

- на справках и других документах, представленных на рассмотрение Генеральному директору или его заместителям руководителями подразделений Роспатента или подведомственных организаций;

- на служебных (докладных) записках, служебных письмах, адресованных Генеральному директору Роспатента или его заместителям руководителями подразделений Роспатента и подведомственных организаций.

Кроме того, предписания настоящего Разъяснения распространяются на документы Роспатента, содержащие поручения руководства Роспатента, то есть:

- на планы и программы Роспатента;

- на приказы, распоряжения и указания Роспатента;

- на решения коллегии Роспатента.

3. В системе контроля за исполнением участвуют все категории руководителей Роспатента и работники Общего отдела Роспатента.

Генеральный директор осуществляет общий контроль за выполнением предписаний Инструкции и настоящего Разъяснения.

Заместители генерального директора, начальники управлений и ведущих отделов осуществляют контроль своевременности и обеспеченности надлежащего качества исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Начальники отделов в составе управлений и их заместители обеспечивают надлежащее качество и своевременность исполнения поручений, зафиксированных в документах, в отношении которых они являются ответственными исполнителями.

Работники Общего отдела Роспатента осуществляют превентивный контроль своевременности исполнения документов.

4. Сроки исполнения поручений регулируются пунктом 4.2 Инструкции, приказами по Роспатенту от 22.04.97 N 36 "О работе с депутатскими запросами", от 22.04.97 N 37 "Об исполнении поручений Президента Российской Федерации", от 08.05.97 N 48 "О порядке подготовки ответов на запросы МИД РФ по вопросам международного сотрудничества".

5. На зарегистрированном документе, содержащем поручение(я) руководства Роспатента, Общий отдел Роспатента осуществляет простановку грифа "Роспатент - контроль исполнения" или грифа "Роспатент - контроль и анализ обращения". Последний гриф ставится только в обращениях граждан или юридических лиц.

Исполнителю (подведомственной организации, структурному подразделению Роспатента) документ передается Общим отделом с двумя экземплярами контрольной карточки.

Если документ содержит несколько поручений, контрольные карточки заполняются на каждое поручение отдельно.

6. По исполнении поручения исполнитель возвращает один экземпляр контрольной карточки в Общий отдел Роспатента.

Если исполнение поручения сопровождается подготовкой исходящей корреспонденции, последняя отправляется адресату с исходящим номером, присваиваемым Общим отделом Роспатента. При этом в Общий отдел представляется входящая корреспонденция, на которую подготовлен ответ, исходящая корреспонденция в трех экземплярах и первый экземпляр контрольной карточки.

Входящая корреспонденция и третий экземпляр исходящей корреспонденции возвращаются Общим отделом исполнителю после регистрации и снятия документа с контроля исполнения.

Если исходящая корреспонденция подготовлена в связи с поручением Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации или во исполнение предписаний протокола заседания Правительства Российской Федерации, указанная входящая корреспонденция Общем отделом исполнителю после регистрации исходящей корреспонденции не возвращается.

7. Если на документе имеется резолюция типа "Для предложений", "Прошу переговорить", "Прошу доложить" и т.п., документ может считаться исполненным только в том случае, если руководителем, давшим поручение, или временно исполняющим его обязанности сделана отметка "Доложено" с указанием даты и его подписи. При наличии такой отметки, на документе, содержащем резолюцию, исполнитель на первом экземпляре контрольной карточки делает отметку, кому и когда доложено, ставит дату и личную подпись.

В Общий отдел для снятия документа с контроля представляется документ и первый экземпляр контрольной карточки.

8. Если в процессе работы с документом исполнителем сделан вывод о том, что документ не требует ответа, ситуация докладывается руководителю, давшему поручение о подготовке ответа. Если этот руководитель согласен с представленными доводами, в резолюцию вносятся соответствующие коррективы. В этом случае исполнитель на первом экземпляре контрольной карточки делает отметку "Ответа не требует", ставит дату к личную подпись.

В Общий отдел для снятия документа с контроля представляется документ и первый экземпляр контрольной карточки.

9. Исполнение поручений по решениям коллегии контролирует секретарь коллегии Роспатента.

10. Если документ, поставленный на контроль исполнения, не может быть исполнен в установленный срок по объективным причинам, то не менее чем за 3 дня до истечения установленного срока подразделение - ответственный исполнитель должно представить докладную записку Генеральному директору Роспатента или его заместителю с объяснением причин невыполнения задания в срок и предложениями по выполнению поставленной задачи.

Докладная записка начальника отдела в составе управления должна быть завизирована курирующим его работу начальником управления и заместителем генерального директора по подчиненности.