Положение об Управлении делопроизводства Федеральной службы судебных приставов (утв. приказом Федеральной службы судебных приставов от 15 февраля 2005 г. N 15)
Архив тесты документа с изменениями и дополнениями на 25 сентября 2006 года
Общие положения
1. Управление делопроизводства Федеральной службы судебных приставов (далее - Управление) является структурным подразделением центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов.
2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Министерство) и индивидуальными правовыми актами ФССП России, изданными в пределах ее компетенции, а также настоящим Положением.
3. Управление осуществляет свою деятельность по предметно-зональному принципу на основе текущих и перспективных планов. В пределах своей компетенции взаимодействует со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и ФССП России, ее территориальными органами, а также с главными управлениями Министерства юстиции Российской Федерации по федеральным округам и федеральными органами исполнительной власти.
Деятельность Управления не освобождает руководителей других управлений и отделов аппарата службы от обеспечения организации работы и контроля исполнения по соответствующим направлениям.
4. Деятельность Управления организуется на основании ежегодного плана основных организационных мероприятий Министерства, ФССП России, плана работы коллегии Министерства, решений совещательных и консультативных органов ФССП России, поручений Министра юстиции Российской Федерации, директора ФССП России (далее - Директор) и курирующего работу Управления заместителя Директора, а также плана работы Управления.
5. Управление осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности и ведению секретного делопроизводства в ФССП России.
Основные задачи, функции и права Управления
6. Основными задачами Управления являются:
6.1. организация и обеспечение функционирования в соответствии с нормативными правовыми актами в структурных подразделениях центрального аппарата ФССП России единой централизованной системы делопроизводства;
6.2. контроль за исполнением требований нормативно-правовых актов Министерства юстиции Российской Федерации по вопросам организации делопроизводства в системе ФССП России;
6.3. совершенствование форм и методов документирования и документооборота на основе современной вычислительной, копировально-множительной и организационной техники, методическое обеспечение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата ФССП России и его территориальных органах;
6.4. организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины в центральном аппарате ФССП России за исключением приказов и распоряжений Минюста и ФССП России;
6.5. организация приема граждан руководителями ФССП России и работниками структурных подразделений центрального аппарата, обеспечение рассмотрения и централизованного учета и анализа письменных и устных обращений граждан;
6.6. обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, режима секретности при обращении с секретными документами;
6.7. создание в ФССП России системы разграничения доступа к информации, составляющей государственную тайну;
6.8. предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к сведениям, составляющим государственную тайну, и их носителям;
6.9. выявление и закрытие возможных каналов утечки сведений, составляющих государственную тайну, в процессе деятельности ФССП России;
6.10. обеспечение контроля за соблюдением законодательных и иных правовых актов Российской Федерации и правовых актов ФССП России по вопросам защиты государственной тайны;
6.11. обеспечение режима секретности;
6.12. организация и ведение секретного делопроизводства;
6.13. организация работы архива ФССП России в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами;
6.14. контроль за организацией и состоянием делопроизводства в территориальных органах ФССП России.
7. Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:
7.1. обеспечивает первичную обработку входящих документов (прием, регистрацию, учет, хранение, доставку) в центральном аппарате ФССП России, в том числе направление документов, связанных с международными обязательствами Российской Федерации, в структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы и учреждения ФССП России в соответствии с их полномочиями, а также государственные органы, учреждения и иные организации, обладающие необходимой компетенцией; осуществляет учет, регистрацию и рассылку организационно-распорядительных документов ФССП России;
7.2. подготавливает входящую корреспонденцию, поступившую из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, глав субъектов Российской Федерации для докладов директору ФССП России, направляет документы, поступившие из территориальных органов ФССП России и иных организаций, по принадлежности в соответствующие подразделения ФССП России;
7.3. осуществляет справочно-информационную работу по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппаратов палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных министерств и иных федеральных органов исполнительной власти по вопросам получения, прохождения и отправки документов и материалов, а также совершенствования делопроизводства;
7.4. организует отправление исходящей корреспонденции через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации по почте и с нарочным;
7.5. обобщает данные структурных подразделений центрального аппарата ФССП России об объемах документооборота, проводит систематический анализ переписки, составляет единую сводку;
7.6. вносит предложения руководству ФССП России по совершенствованию делопроизводства в центральном аппарате, в том числе по сокращению и оптимизации документооборота;
7.7. накапливает, систематически обновляет и использует справочно-информационную базу данных;
7.8. проводит комплексные проверки по вопросам организации делопроизводства и работы с архивными документами в структурных подразделениях центрального аппарата ФССП России;
7.9. составляет сводный график приема населения начальниками управлений по согласованию со структурными подразделениями и осуществляет контроль за его соблюдением;
7.10. составляет совместно с отделом секретариата Организационно-контрольного управления график приема населения директором ФССП России, его заместителями;
7.11. осуществляет прием граждан (в приемной ФССП России);
7.12. обеспечивает прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в ФССП России обращений граждан на рассмотрение и разрешение в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России по принадлежности, осуществляет рассмотрение первичных обращений граждан в порядке, установленном федеральными законами и нормативными документами;
7.13. обобщает и анализирует не реже двух раз в год совместно со структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России состояние работы с обращениями граждан в ЦА ФССП России и его территориальных органах;
7.14. обобщает и анализирует не реже двух раз в год обращения граждан, взятые на "особый контроль", поступившие в ФССП России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации со стороны Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, руководителей субъектов Российской Федерации, по которым им требуется направить ответ;
7.15. осуществляет контроль за организацией работы с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях центрального аппарата ФССП России;
7.16. осуществляет особый контроль за сроками прохождения и рассмотрения жалоб и обращений граждан, направляемых в ФССП России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Минюста России;
7.17. осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России поручений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и поручений Министра юстиции Российской Федерации;
7.18. обеспечивает оперативное направление исполнителям документов, взятых на контроль;
7.19. осуществляет своевременное информирование подразделений центрального аппарата и руководства ФССП России о нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов;
7.20. по поручению Директора организует проведение служебных проверок по фактам нарушения сроков рассмотрения поступающих в центральный аппарат Федеральной службы судебных приставов письменных обращений граждан, поручений и документов органов государственной власти;
7.21. контролирует исполнение требований Инструкции по делопроизводству в ФССП России при подготовке проектов документов, а также порядок представления согласованных проектов документов для доклада Директору;
7.22. осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ФССП России редакторско-корректорскую проработку проектов документов за подписью Директора и его заместителей, а также при рассылке документов в территориальные органы ФССП России;
7.23. представляет информацию Директору или его заместителям о случаях неисполнения или несвоевременного исполнения документов, в том числе по результатам предварительного контроля, направляет руководству ФССП России предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении или неисполнении контрольных документов, а также документов, подготовленных с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в ФССП России, к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;
7.24. направляет запросы в территориальные органы ФССП России с целью выяснения состояния организации в них делопроизводства;
7.25. обобщает данные территориальных органов ФССП России об объемах документооборота и состоянии делопроизводств в них, осуществляет анализ этих данных, при необходимости готовит информацию для доклада руководству ФССП России;
7.26. разрабатывает методические рекомендации по организации делопроизводства в центральном аппарате и территориальных органах ФССП России;
7.27. разрабатывает и осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности, контролирует исполнение требований действующего законодательства в области защиты государственной тайны;
7.28. осуществляет совместно с Управлением государственной службы и кадров в установленном порядке оформление и переоформление допусков работникам ФССП России к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, контролирует сроки их действия;
7.29. разрабатывает и осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности при проведении закрытых работ, обращении с носителями сведений, составляющих государственную тайну, контроль за выполнением требований нормативных правовых актов в области защиты государственной тайны;
7.30. осуществляет мероприятия по выявлению и закрытию возможных каналов утечки сведений, составляющих государственную тайну, ведение учета и анализа нарушений режима секретности;
7.31. информирует в установленном порядке органы Федеральной службы безопасности о случаях утраты носителей сведений, составляющих государственную тайну, а также о разглашении сведений, составляющих государственную тайну;
7.32. участвует в разработке развернутых и отдельных перечней по сведениям, подлежащих засекречиванию, нормативно-методических документов по вопросам обеспечения защиты государственной тайны, осуществляет контроль за своевременным засекречиванием, правильным определением и изменением степени секретности носителей сведений, составляющих государственную тайну;
7.33. организует проведение предупредительно-профилактической работы с работниками ФССП России по соблюдению требований режима секретности;
7.34. разрабатывает и проводит мероприятия по обеспечению режима секретности в деятельности ФССП России;
7.35. осуществляет организационно-методическое руководство подразделениями по защите государственной тайны в территориальных органах ФССП России, а также контроль за их деятельностью;
7.36. организует и ведет секретное делопроизводство;
7.37. контролирует соблюдение установленного порядка работы с секретными документами; принимает меры к предотвращению утрат носителей сведений, а также разглашения сведений, составляющих государственную тайну;
7.38. осуществляет совместно с отделом обеспечения работы с кадрами и мобилизационной работы мероприятия по определению эффективности инженерно-технических средств охраны режимных помещений;
7.39. разрабатывает и организует исполнение сводной номенклатуры дел, отбор и принятие на временное хранение документов ФССП России;
7.40. осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в Государственный архив Российской Федерации в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;
7.41. организует работу центральной экспертной комиссии ФССП России по определению ценности и состояния документального фонда центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов России, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками ведомственного хранения;
7.42. осуществляет в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, прием на архивное хранение документов структурных подразделений центрального аппарата ФССП России, законченных делопроизводством;
7.43. оказывает методическую помощь структурным подразделениям центрального аппарата ФССП России в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел;
7.44. разрабатывает документацию по вопросам архивного дела и делопроизводства;
7.45. отвечает на запросы граждан и организаций о предоставлении архивных справок и копий документов ведомственного хранения;
7.46. организует и осуществляет выполнение машинописных и копировально-множительных работ в ФССП России;
7.47. осуществляет учет объемов централизованных копировальных и печатных работ в ФССП России;
7.48. организует рациональное использование персональных компьютеров, множительной техники, факсимильных аппаратов и другой оргтехники, имеющейся в распоряжении ФССП России.
8. В целях осуществления своих функций Управление имеет право:
8.1. по поручению Директора и курирующего заместителя, а также в пределах своей компетенции запрашивать и получать от структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов ФССП России необходимые для выполнения возложенных задач информацию и материалы в своей сфере деятельности для доклада руководству ФССП России;
8.2. вносить на рассмотрение руководству ФССП России предложения, направленные на совершенствование деятельности центрального аппарата и территориальных органов ФССП России в части ведения делопроизводства, повышения исполнительской дисциплины, обеспечения режима секретности при работе с документами, рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, а также по другим вопросам, относящимся к компетенции ФССП России;
8.3. направлять на исполнение в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата ФССП России и территориальные органы ФССП России документы, не требующие доклада директору ФССП России и его заместителям;
8.4. требовать от работников центрального аппарата ФССП России по поручению Директора при проведении служебной проверки представления письменных объяснений по фактам нарушения сроков рассмотрения обращений, поручений и документов;
8.5. контролировать выполнение всеми работниками ФССП России требований нормативно-правовых документов по обеспечению режима секретности;
8.6. проводить проверки состояния работы по обеспечению режима секретности в структурных подразделениях центрального аппарата ФССП России и территориальных органах;
8.7. давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководителям структурных подразделений ФССП России по вопросам обеспечения режима секретности;
8.8. вести в установленном порядке переписку с другими организациями и их режимно-секретными органами по вопросам обеспечения режима секретности.
Организация деятельности
9. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Директором.
Начальник руководит деятельностью Управления и несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Управление задач и функций.
10. В Управление входят:
отдел обработки документации;
отдел писем и приема граждан;
отдел защиты государственной тайны и архив.
Отделы Управления возглавляются начальниками отделов.
В случае отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет один из начальников отделов Управления.
11. Начальник Управления:
11.1. утверждает положения о об отделах Управления;
11.2. утверждает в установленном порядке планы работы отделов Управления;
11.3. определяет конкретные должностные обязанности работников Управления, организует и контролирует их работу;
11.4. организует работу отделов, входящих в состав Управления;
11.5. подписывает служебную документацию в пределах компетенции Управления;
11.6. вносит (представляет) в установленном порядке Директору:
предложения по изменению структуры, численности и штатного расписания Управления;
предложения о назначении на должность, перемещении, отстранении и освобождении от должности работников Управления;
проект ежегодного плана и основных показателей деятельности ФССП России, а также отчет об исполнении плана;
предложения о выплате работникам Управления надбавок, премий, иных вознаграждений и дополнительных выплат в пределах выделяемых финансовых средств;
предложения о поощрении подчиненных работников либо их наказании;
предложения о присвоении классных чинов и представлении к награждению государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами Министерства и ФССП России работников Управления, а также лиц, оказывающих содействие Управлению в решении возложенных на него задач;
предложения, направленные на совершенствование деятельности центрального аппарата и территориальных органов ФССП России в части организационно-методического обеспечения деятельности ФССП России, организации ведомственного контроля, а также по другим вопросам, относящимся к компетенции Управления;
11.7. организует совместно с Управлением государственной службы кадров направление на учебу работников ФССП России, проведение стажировок, в том числе и в Управлении, работников из числа впервые принятых на государственную службу, а также назначаемых на вышестоящие должности либо работников, зачисленных в резерв для выдвижения на вышестоящие должности;
11.8. организует совместно с Управлением государственной службы и кадров направление на учебу работников ФССП России;
11.9. организует взаимодействие Управления с соответствующими структурами по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, министерств и иных органов государственной власти Российской Федерации, структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России;
11.10. планирует работу Управления и контролирует исполнение планов, проводит оперативные совещания;
11.11. дает разрешение на ознакомление с оригиналами и выдачу копий документов, предусмотренных сводной номенклатурой дел, а также на регистрацию, заверку документов печатями, штампами ФССП России, проведение других операций с документами в случаях, не предусмотренных соответствующими инструкциями и регламентами;
12. Начальник Управления обязан:
12.1. осуществлять руководство деятельностью Управления, определять направления работы и меры по ее совершенствованию;
12.2. организовывать взаимодействие со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и ФССП России по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
12.3. организовывать взаимодействие Управления с соответствующими структурами по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, министерств и иных органов государственной власти Российской Федерации, структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России;
12.4. в пределах своих полномочий своевременно организовывать рассмотрение руководством и структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России обращений граждан и общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления, поступивших в ФССП России, в порядке, установленном федеральными законами и нормативными документами;
12.5 в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ФССП России визировать организационно-распорядительные документы, осуществлять согласование и порядок их оформления;
12.6. готовить предложения, подписывать и визировать в установленном порядке документы, связанные с деятельностью Управления;
12.7. возвращать исполнителям для доработки документы и материалы, подготовленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в ФССП России и других нормативно-правовых актов;
12.8. требовать от работников структурных подразделений центрального аппарата ФССП России, отвечающих за делопроизводство, строгого соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства, исполнения поручений и соблюдения режима секретности при работе с документами;
12.9. хранить государственную тайну, соблюдать конфиденциальность служебной переписки, телефонных переговоров и иной служебной информации, не подлежащей разглашению в соответствии с законодательством, обеспечивать сохранность документов, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения;
12.10. требовать от работников центрального аппарата и территориальных органов ФССП России исполнения регламентов, инструкций и других нормативных документов, соблюдения правил оформления служебной переписки;
12.11. обеспечивать подбор, расстановку и профессиональную подготовку работников Управления, а также соблюдение ими служебной дисциплины, режима секретности и правил внутреннего трудового распорядка.