Приказ ГТК РФ от 30 декабря 1999 г. N 941 "Об утверждении Положения об Управлении делами"
По состоянию на 25 сентября 2006 года
В целях дальнейшего совершенствования организационно-штатной структуры центрального аппарата ГТК России и во исполнение приказа ГТК России от 11.10.99 N 691 "Об утверждении штатного расписания центрального аппарата ГТК России" приказываю:
1. Утвердить Положение об Управлении делами (приложение).
2. Признать утратившим силу Положение об Управлении делами, утвержденное 10.08.95.
3. Управлению делами (Борисов В.И.) в месячный срок на основе настоящего Положения разработать и утвердить положения о структурных подразделениях Управления и должностные инструкции сотрудников.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять заместителю председателя ГТК России Шпагину В.В.
Председатель Комитета
генерал-полковник таможенной службы
М.В.Ванин
Приложение к приказу ГТК РФ от 30 декабря 1999 г. N 941
Положение
об Управлении делами
1. Общие положения
1.1. Управление делами (далее Управление) является структурным подразделением Государственного таможенного комитета Российской Федерации (далее ГТК России или Комитет).
1.2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О службе в таможенных органах Российской Федерации", указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами и методическими рекомендациями по вопросам делопроизводства и архивного дела Росархива, ГТК России, Положением о ГТК России, а также настоящим Положением.
1.3. Структура и штатная численность сотрудников Управления утверждаются приказом председателя Комитета.
1.4. Управление возглавляет начальник, который подчиняется заместителю председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей. Начальник Управления имеет заместителей.
Начальник Управления и его заместители назначаются на должность и освобождаются от нее приказом председателя Комитета.
В отсутствие начальника Управления общее руководство Управлением осуществляют его заместители в пределах своей компетенции.
1.5. Управление в своем составе имеет:
аппарат заместителей председателя ГТК России;
отдел документационного обеспечения деятельности аппарата;
отдел приказов;
отдел электронной обработки документов;
отдел методологии и совершенствования организации делопроизводства таможенных органов;
отдел анализа и контроля за исполнением документов;
отдел по работе с обращениями граждан;
отдел оперативной печати.
Структурные подразделения Управления действуют на основании положений, утверждаемых начальником Управления.
Руководство отделами осуществляют начальники отделов.
Руководство деятельностью аппарата заместителей председателя Комитета осуществляют заместители начальника Управления в соответствии с распределением обязанностей.
1.6. Обязанности, права и ответственность заместителей начальника Управления, начальников отделов и других сотрудников Управления определяются должностными инструкциями, утверждаемыми начальником Управления.
Штат Управления комплектуется из числа специалистов, имеющих высшее или специальное профессиональное образование, а также практический опыт работы в системе делопроизводства.
1.7. Работа Управления строится на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника Управления за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений.
1.8. Управление несет ответственность за состояние и дальнейшее совершенствование организации работы с документами в Комитете.
1.9. Управление имеет круглую печать с наименованием "Управление делами".
2. Основные задачи Управления
Управление в своей деятельности решает следующие задачи:
2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2. Обеспечение в Комитете единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Комитете и таможенных органах.
2.5. Обеспечение отбора, учета и архивного хранения документов Комитета.
3. основные функции Управления
В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:
3.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и ведение учетно-справочной работы по документам, в том числе переданным по специальным каналам связи и для служебного пользования.
3.2. Организация своевременного рассмотрения и подготовка для доклада руководству Комитета поступающей корреспонденции, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.3. Обеспечение своевременной регистрации приказов, в том числе и по личному составу, распоряжений, других нормативных документов, издаваемых Комитетом.
3.4. Контроль за прохождением и сроками исполнения решений вышестоящих органов, документов других организаций и учреждений, приказов и распоряжений руководства Комитета; обобщение сведений о ходе исполнения документов, анализ состояния исполнительной дисциплины, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.6. Разработка сводной номенклатуры дел Комитета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.7. Организация работы по обращениям (заявлениям и жалобам) граждан.
3.8. Методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Комитета и таможенных органах.
3.9. Разработка совместно с другими структурными подразделениями Комитета мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.10. Разработка проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела для таможенных органов.
3.11. Организация и совершенствование системы электронной обработки документов, оказание методической и практической помощи по внедрению указанной системы в структурных подразделениях Комитета и службах документационного обеспечения таможенных органов.
3.12. Контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Комитета дел, подлежащих сдаче в Центральный архив.
3.13. Организация работы Центрального архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России.
3.14. Участие в повешении квалификации сотрудников служб документационного обеспечения Комитета и таможенных органов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
4. Права Управления
Управление имеет право:
4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в таможенной системе.
4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений Комитета и таможенных органов выполнения установленных правил работы с документами.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений Комитета и таможенных органов сведения, необходимые для выполнения задач и функций Управления.
4.4. Осуществлять проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях Комитета и таможенных органах, доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений и таможенных органов для принятия соответствующих мер.
4.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений Комитета и таможенных органов к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам Управления.
4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.7. Участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных и информационных систем, связанных с функциями Управления.
4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях Управления и должностные инструкции сотрудников.
4.10. Вносить на рассмотрение руководства Комитета предложения по вопросам деятельности Управления.
4.11. Информировать руководство Комитета о нарушениях структурными подразделениями Комитета и таможенными органами установленных правил работы с документами и представлять предложения по устранению недостатков.
4.12. Участвовать в заседаниях коллегии и оперативных совещаниях руководства Комитета при рассмотрении на них вопросов, входящих в компетенцию Управления.
5. Ответственность Управления
Управление несет ответственность за:
обеспечение установленного порядка работы с документами в Комитете;
выполнение указаний и поручений руководства Комитета;
соблюдение необходимых условий труда сотрудникам.
6. Взаимоотношения Управления с другими структурными подразделениями Комитета
Управление взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С Правовым управлением - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.3. С Главным управлением кадров, Главным финансово-экономическим управлением, Российской таможенной академией, ГНИВЦ - по вопросам подбора и расстановки кадров, повышения их квалификации, совершенствования стиля и методов работы с документами, оперативной обработки информации, разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.
6.4. Со службами материально-технического и тылового обеспечения - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания сотрудников Управления.
7. Заключительные положения
7.1. Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы ГТК России и данным Положением.
7.2. Начальник Управления:
несет персональную ответственность за исполнение возложенных на Управление задач и осуществление функций в соответствии с Положением;
распределяет обязанности между заместителями;
обеспечивает подбор, расстановку кадров Управления и соблюдение ими трудовой дисциплины;
вносит в установленном порядке представления о присвоении специальных званий сотрудникам Управления, а также предложения о поощрении сотрудников Управления и наложении на них дисциплинарных взысканий;
создает условия для повышения профессиональной подготовки, условий труда сотрудников Управления, внедрения передовых приемов и методов работы;
в установленном порядке представляет Управление в государственных органах, организациях и учреждениях.
7.3. Возложение на Управление, его сотрудников обязанностей и функций, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается.
