Приказ Минсельхозпрода РФ от 30 декабря 1997 г. N 525 "О совершенствовании организации работы с обращениями граждан в Министерстве"
По состоянию на 25 сентября 2006 года
В целях совершенствования организации работы с обращениями граждан в центральном аппарате Министерства приказываю:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.
2. Руководителям структурных подразделений:
установить строгую ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, решительно пресекать проявление бюрократизма и волокиты, устранять причины, порождающие нарушения прав граждан;
осуществлять действенный контроль за исполнением поручений по обращениям граждан в установленные сроки.
3. Признать утратившим силу приказ Минсельхоза России от 28 апреля 1993 г. N 123.
Заместитель Председателя Правительства
Российской Федерации - Министр
сельского хозяйства и продовольствия
Российской Федерации
В.Н.Хлыстун
Инструкция
о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве
сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации
(утв. приказом Минсельхозпрода РФ от 30 декабря 1997 г. N 525)
1. Основные положения
1.1. Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации обязано в пределах своих полномочий в соответствии с Конституцией Российской Федерации и действующим законодательством* рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.
1.2. Руководители структурных подразделений Министерства и другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны:
внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений;
проверять работу по рассмотрению обращений граждан в подведомственных организациях, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
1.3. Структурные подразделения Министерства, в компетенцию которых не входит решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителя, а при личном приеме разъясняют, куда ему следует обратиться.
1.4. Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
1.5. Заявления и жалобы работников Центрального аппарата Министерства рассматриваются в присутствии заявителя.
1.6. Заместители Министра, руководители структурных подразделений несут личную ответственность за организацию приема граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб.
1.7. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, проявление волокиты и бюрократического отношения к ним, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений, жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством.
2. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан
2.1. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на Отдел административной работы Департамента административно-контрольной работы**.
Формирование и хранение дел в подразделениях центрального аппарата не разрешается.
2.2. Все поступающие в Министерство предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены и централизованно зарегистрированы в день их поступления. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.
Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления, жалобы, а также в других необходимых случаях.
2.3. Регистрационный номер предложения, заявления или жалобы проставляется в правом нижнем углу первого листа заявления.
2.4. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы.
2.5. На предложение, заявление, жалобу, получившие регистрационный номер, оформляется регистрационно-контрольная карточка, которая оформляется в четырех экземплярах. Первые две карточки остаются в Отделе, а две карточки с заявлением передаются в структурное подразделение на исполнение.
2.6. Учетно-справочная картотека составляется по республикам, краям и областям по фамилии заявителя в алфавитном порядке.
2.7. Если рассмотрение предложения, заявления, жалобы поручается одновременно нескольким структурным подразделениям, то ответственным за исполнение считается структурное подразделение, указанное первым.
2.8. Предложения, заявления и жалобы при необходимости передаются из одного структурного подразделения Министерства в другое по согласованию с руководителями этих подразделений, а оформление этой передачи осуществляется через Отдел.
2.9. Повторным считаются письма, поступившие от одного автора и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Повторным предложениям, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный номер. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно", а в графе "краткое содержание" указывается номер дела и страницы прилагаемой переписки по первому письму. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.
2.10. При направлении обращений граждан организациям системы Министерства для решения ими вопроса по существу и ответа автору об этом указывается в сопроводительном письме и в копии заявителю.
2.11. Ответы на обращения граждан дает руководство Министерства или структурных подразделений в письменной или устной форме.
В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале приема по личным вопросам или контрольно-регистрационной карточке.
2.12. Ответы авторам заявлений направляются структурными подразделениями, которым было поручено рассмотрение. В ответе указываются номер структурного подразделения и обязательно номер, под которым заявление зарегистрировано в Отделе.
Ответы Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации о принятых мерах по обращению граждан оформляются и отправляются через канцелярию Департамента административно-контрольной работы Министерства.
После оформления и отправки ответа в Отдел сдаются все материалы по данному заявлению с приложением копии ответа.
2.13. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
2.14. Руководители или по их поручению другие должностные лица структурных подразделений должны анализировать и обобщать заявления для принятия мер по устранению причин, порождающих жалобы и нарушения прав граждан.
Отдел административной работы ежемесячно анализирует поступившие обращения граждан, результаты личного приема граждан в Министерстве и докладывает руководству Министерства.
2.15. Требования настоящей Инструкции не распространяются на рассмотрение заявлений и жалоб, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.
3. Контроль за своевременным и качественным исполнением
обращений граждан
3.1. Контроль за своевременным и правильным решением вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
3.2. Срок исполнения письма определяется в соответствии с действующим законодательством - 30 дней со дня поступления в Министерство или подразделение на рассмотрение.
В тех случаях, когда для разрешения предложения, заявления и жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены руководством Министерства, но не более чем на один месяц.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.
3.3. Письма граждан, поступившие в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с требованием сообщить результаты рассмотрения, берутся Отделом на особый контроль.
3.4. Заявления граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения конкретного решения.
3.5. Для снятия с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан в Отдел представляется вся переписка по соответствующему письму или жалобе в день подписания ответа.
3.6. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан по поручениям Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации принимают заместители Министра, а по остальным - руководство Департамента административно-контрольной работы.
3.7. Контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в структурных подразделениях Министерства возлагается на Департамент административно-контрольной работы.
4. Формирование и хранение дел по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан
4.1. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения в Отдел со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром контрольно-регистрационной карточки для центрального формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел в структурных подразделениях не разрешается.
4.2. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
4.3. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на Отдел административной работы.
4.4. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан устанавливается до пяти лет.
4.5. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 5 лет) хранению, передаются в архив Министерства, а остальные выделяются к уничтожению в установленном порядке.
5. Организация личного приема граждан
5.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в Приемной Министерства руководством Министерства и структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком, а в течение всего рабочего дня - начальником Отдела административной работы.
5.2. При личном приеме граждан их письменные предложения, заявления и жалобы подлежат централизованной регистрации в установленном порядке.
5.3. На Отдел возлагается организация личного приема у Министра и его заместителей.
Учет предложений, жалоб и заявлений на личном приеме фиксируется в журнале установленной формы (приложение N 2).
Приложение N 1
Настоящая Инструкция составлена в соответствии с требованиями:
1. Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (в редакции Указа от 04.03.80).
2. Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88, которым устанавливается порядок работы с анонимными обращениями, то есть "Письменное обращение гражданина должно быть подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать данные о месте его жительства, работы или учебы. Обращения, не содержащие этих сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат".
3. "Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан" - постановление Госкомитета СССР по науке, Госкомитета СССР по стандартам, Главархива при СМ СССР от 30.11.81 N 463/162/298.
4. Рекомендации семинара-совещания работников, занимающихся организацией рассмотрения обращений граждан в Федеральных органах исполнительной власти (от 3 июля 1997 г. N ВЧ-П41-21129).
5. Сборник нормативных актов "Обращения граждан: организация и порядок рассмотрения" изд.3-е, дополненное М, Юридическая литература 1997 г.
Приложение N 2
Журнал
учета приема посетителей руководством
Министерства и структурных подразделений
за 199__ год
-----T------T--------T---------T----------T--------T---------T----------¬ ¦ ¦ Дата ¦Фамилия,¦Адрес ¦Краткое ¦Указание¦Дата и ¦Примечание¦ ¦ ¦ ¦имя и ¦местожи- ¦содержание¦руковод-¦результат¦ ¦ ¦ ¦ ¦отчество¦тельства ¦просьбы ¦ства ¦разреше- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦посети- ¦или место¦ ¦ ¦ния про- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦работы ¦ ¦ ¦сьбы ¦ ¦ L----+------+--------+---------+----------+--------+---------+-----------
Начальник Департамента
административно-контрольной
работы
Б.В.Лякин
------------------------------
* Приложение N 1
** Далее в тексте употребляется термин "Отдел"
