Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.)
По состоянию на 25 сентября 2006 года
Страница 1
Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9
Содержание
Указания по применению перечня 1. Общие положения 2. Структура Перечня и порядок его применения 3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 1. Организация системы управления 1.1. Распорядительная деятельность 1.2. Организационные основы управления 1.3. Контроль 1.4. Правовое обеспечение деятельности 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов 2. Планирование деятельности 2.1. Прогнозирование 2.2. Текущее планирование 2.3. Ценообразование 3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование, кредитование 4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность 4.2. Статистический учет и отчетность 5. Экономические, научные, культурные связи 5.1. Организация связей 5.2. Осуществление связей 6. Информационное обслуживание 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг 6.2. Распространение информации (реклама) 7. Трудовые отношения 7.1. Трудоустройство 7.2. Организация труда 7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда 7.4. Охрана труда 8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников 8.2. Установление квалификации работников 8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников 8.4. Награждение 9. Материально-техническое обеспечение деятельности 9.1. Снабжение деятельности 9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей 10. Административно-хозяйственные вопросы 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности 10.2. Эксплуатация зданий, помещений 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь 10.4. Охрана 11. Социально-бытовые вопросы 11.1. Социальное страхование 11.2. Жилищно-бытовые вопросы 11.3. Организация досуга 12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) 12.1. Организация деятельности 12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) Список сокращений Указатель видов документов
Указания по применению перечня
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерация об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями*, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
2. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;
- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;
- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).
Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п.2.4.2).
2.4.1. Организации - источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе**.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе***, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.
2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст.5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85,99a, 104a, 108, 114a, 135a, 136, 166, 181, 187, 193a, 198a, 199a, 208, 218, 222a, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322a, 337a, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.
2.7. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.
2.8. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.
2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
2.13. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе N 3. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе N 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности (например, "выполненные известными авторами", "памятников архитектуры", "при наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности" и др.).
2.14. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций - источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.
3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.9. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ую "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов XX в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989).
Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по научно-технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.Козлов
---------------------------------------
* Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций и предприятий" употребляется слово "организаций".
** Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.
*** Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации.
Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
---------T----------------------------T---------------T-----------------¬ ¦ Номер ¦ Вид документа ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦ ¦ статьи ¦ ¦документов* ¦ ¦ +--------+----------------------------+---------------+-----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ L--------+----------------------------+---------------+------------------
1. Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
1 Законодательные, иные норма- (1) Относящиеся к тивные акты (законы, указы, деятельности ор- постановления, распоряжения, ганизации - пост. решения) Президента Российс- кой Федерации, законодатель- ных, исполнительных органов государственной власти, су- дебных органов Российской Федерации, субъектов Россий- ской Федерации, органов мес- тного самоуправления: а) по месту разработки Пост. б) в других организациях До минования надобности(1) 2 Проекты нормативных актов Президента Российской Феде- рации, исполнительных орга- нов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Россий- ской Федерации, органов мес- тного самоуправления: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) других организациях До минования надобности 3 Инициативные предложения, Пост. внесенные в органы государс- твенной власти Российской Федерации, субъектов Россий- ской Федерации, органы мест- ного самоуправления; докуме- нты (докладные записки, зак- лючения, справки и др.) по их разработке 4 Поручения Президента Россий- Пост. ской Федерации, Правительст- ва Российской Федерации, ор- ганов государственной власти Российской Федерации, субъе- ктов Российской Федерации, органов местного самоуправ- ления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению 5 Протоколы, постановления, (1) До прекраще- решения, рекомендации, сте- ния деятельности нограммы заседаний; докумен- акционерного об- ты (справки, доклады, инфор- щества; после мации, докладные записки, прекращения - ЭПК сводки, выписки, бюллетени (2) Присланные голосования(1), довереннос- для сведения - до ти и др.) к ним: минования надоб- ности а) коллегиального исполните- Пост. (2) льного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) б) контрольных (ревизионных) Пост. (2) органов организации (советов, комиссий и др.) в) научных, экспертных, ме- Пост. (2) тодических, консультативных органов организации (комите- тов, комиссий, советов и др.) г) совещаний у руководителя Пост. (2) организации д) собраний трудовых коллек- Пост.(2) тивов организации е) собраний структурных под- 5 л. ЭПК разделений организации ж) общих собраний Пост. акционеров, пайщиков 6 Приказы, распоряжения; доку- (1) Присланные менты (справки, сводки, ин- для сведения - до формации, доклады и др.) к минования надоб- ним: ности а) по основной деятельности Пост. (1) (2) О предостав- лении очередных и б) по личному составу 75 л. (2) ЭПК учебных отпусков, дежурствах, взыс- в) по административно-хозяй- 5 л. каниях, краткос- ственным вопросам рочных внутрирос- сийских команди- ровках - 5 л. 7 Проекты приказов, распоряже- 1 г. ний 8 Документы (постановления, решения, рекомендации, про- токолы, стенограммы) между- народных, всероссийских, ве- домственных и межведомствен- ных, отраслевых съездов, ко- нгрессов, конференций, сове- щаний, семинаров: а) по месту проведения Пост. б) других организациях До минования надобности 9 Документы (справки, отчеты, Пост. доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конфе- ренций, совещаний, семинаров 10 Правила, инструкции, регла- (1) После замены менты, методические указания новыми и рекомендации: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях 3 г. (1) 11 Проекты правил, инструкций, 3 г. (1) ЭПК (1) После утверж- регламентов, методических дения указаний и рекомендаций; до- кументы (заключения, предло- жения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению 12 Переписка с исполнительными 5 л. ЭПК органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федера- ции, органами местного само- управления по основным воп- росам деятельности
1.2. Организационные основы управления
13 Уставы, положения организа- (1) После замены ции (типовые и индивидуаль- новыми ные): а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях 3 г. (1) 14 Учредительные договоры, из- Пост. менения и дополнения к ним, протоколы учредительных соб- раний негосударственных ор- ганизаций, списки учредите- лей (участников) 15 Свидетельства о регистрации, Пост. ликвидации организации, раз- решения, уведомления на отк- рытие филиалов, представи- тельств 16 Положения о структурных под- Пост. разделениях организации; ко- ллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспе- ртных, методических, консу- льтативных органах; о филиа- лах, представительствах 17 Проекты уставов, положений; 3 г. (1) ЭПК (1) После утверж- документы (справки, доклад- дения ные записки, предложения, отзывы) по их разработке 18 Структуры и схемы организа- ции управления; пояснитель- ные записки к ним: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 19 Документы (лицензии, квоты, Пост. протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицен- зировании деятельности орга- низации 20 Перечни видов лицензируемой деятельности: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новым 21 Документы (сертификаты, сви- Пост. детельства, аттестаты, пред- ставления, протоколы, поло- жения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккреди- тации, сертификации 22 Документы (постановления, Пост. (1) (1) При наличии в протоколы, уставы, планы, организации под- балансы, акты, договоры, ко- линников копии нтракты, свидетельства и документов - до др.) о приватизации минования надоб- ности 23 Договоры о правах и обязан- (1) После истече- ностях: ния срока дейст- вия а) с руководителем организа- Пост. ции б) с членами коллегиальных 5 л. (1) ЭПК договора исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией 5 л. (1) ЭПК 24 Реестры акционеров Пост. 25 Реестры владельцев ценных Пост. бумаг 26 Списки аффилированных лиц, Пост. списки лиц, имеющих право на дивиденды 27 Документы (сертификаты, сви- Пост. детельства о регистрации ак- ций, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций) 28 Договоры о продаже-покупке 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- акций акционерами ния срока дейст- вия договора 29 Журналы, книги учета работы Пост. с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров 30 Положения о долевой собстве- Пост. нности, выпуске и распреде- лении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эми- ссии акций 31 Документы (подписные листы, 5 л. ЭПК заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акци- онеров и др.) по акциониро- ванию 32 Штатные расписания организа- ции, изменения к ним: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях 3 г. 33 Проекты штатных расписаний; 3 г. (1) ЭПК (1) После утверж- документы (справки, предло- дения жения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 34 Штатные расстановки 75 л. 35 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные) - по месту разработки и Постоянно утверждения - в прочих организациях 3 г. (1) (1) После замены новыми в) индивидуальные 75 л. ЭПК (1) (1) В составе (персональные) личных дел 36 Приемо-сдаточные акты; при- (1) После смены ложения к ним (за исключени- должностного, ма- ем инвентаризационных доку- териально-ответс- ментов, предусмотренных твенного лица ст.192), составленные при смене: а) руководителя организации Пост. б) должностных ответственных 5 л. (1) и материально-ответственных лиц 37 Документы (доклады, положе- Пост. ния о правопреемственности, отчеты, справки, акты, зак- лючения) о реорганизации, переименовании организации 38 Документы (протоколы, акты, Пост. (1) (1) При наличии в балансы, заключения, уведом- организации под- ления, решения судов, выпис- линников копии ки из государственного реес- документов - до тра и др.) о ликвидации ор- минования надоб- ганизации ности 39 Документы (информации, спра- Пост. вки, сводки, сведения, док- ладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации 40 Документы (информации, спра- 5 л. ЭПК вки, сводки, докладные запи- ски) по оперативной отрасле- вой (специфической) деятель- ности организации 41 Переписка по организационным 5 л. ЭПК вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицен- зировании, аккредитации, ат- тестации, сертификации, при- ватизации, акционировании 42 Документы (аналитические об- Пост. (1) (1) По зоры, доклады, справки, сво- оперативно-хозяй- дки, докладные записки) об ственным вопросам основной деятельности, пред- - 5 л. ЭПК ставляемые в органы исполни- тельной власти, органы мест- ного самоуправления, вышес- тоящие организации 43 Документы (доклады, обзоры, 5 л. ЭПК сводки, справки), представ- ляемые структурными подраз- делениями руководству орга- низации 44 Документы (справки, доклад- 5 л. ЭПК ные записки, перечни вопро- сов, рассмотренных коллегиа- льными и исполнительными ор- ганами, планы, проспекты, повестки заседаний, предло- жения к повестке дня собра- ния акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организацио- нной деятельности 45 Документы (программы, зада- 5 л. ЭПК ния, отчеты, доклады, пере- писка) о командировках 46 Документы (программы, докла- ды, повестки, извещения, приглашения, рекламные прос- пекты, поздравительные адре- са, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрес- сов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: а) по месту проведения 5 л. ЭПК б) в других организациях До минования надобности 47 Документы (исторические и Пост. тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой инфор- мации, видеозаписи, фотодо- кументы и др.) по истории организации и ее подразделе- ний
1.3. Контроль
48 Документы (доклады, справки, Пост. отчеты, акты, докладные за- писки и др.) проверок орга- низации 49 Документы (акты, справки, Пост. докладные записки и др.) ре- визий организации (за исклю- чением документов периодиче- ских бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст.145) 50 Заключения ревизионной коми- Пост. ссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финан- сового контроля 51 Переписка о проведении про- 5 л. верок и ревизий 52 Журналы, книги учета 5 л. ЭПК ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний) 53 Переписка о выполнении реше- 5 л. ЭПК ний (предписаний) проверок и ревизий 54 Документы (обзоры, аналити- Пост. ческие справки) о рассмотре- нии обращений граждан 55 Документы (докладные 5 л. записки, справки, сводки, переписка) о состоянии рабо- ты по рассмотрению обращений граждан 56 Обращения граждан (предложе- (1) В случае нео- ния, заявления, жалобы и днократного обра-
Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9